疫情期间，我们如何保证企业正常运营 - 企业管理

摘要：远程办公在团队管理、团队交流、业务协作等方面有很多的限制，结合我们之前部分同事远程办公的情况，我们积累了一些关于远程办公方面的经验分享给大家，希望能够给大家带来帮助。

1月26日农历大年初二，也就是国务院办公厅发布《关于延长2020年春节假期的通知》的前一天，春哥召集我们开了一次网络会议。由于众所周知的原因，大年初二的会议没有一点欢庆的气氛，大家意见非常统一，所有员工一段时间内在家办公，还一起确定了需要提前 【准备的工作】：

1. 网络和VPN的准备
外地没有带电脑的同事只能使用其他电脑，我们集中安排时间通过远程协助的方式安装VPN软件，解决访问公司内部网络的问题。

2. 提升密码安全
给这些更换办公电脑的同事重置各个内部管理系统密码。提前约定好：密码传递后立即修改成复杂密码，避免泄漏。得益于我们早就有成熟的异地局域网穿透方案，网络问题没有花费我们太多时间。另外我们办公常用的软件除了喧喧都是BS架构的，大家切换办公设备的成本较低。

3. 现场值班安排
每天一位同事到公司值班，主要负责必须在公司处理的工作，如合同快递的收发、资料盖章、开发票等。开发票需要在固定的电脑上操作，虽然大多数情况下可以直接开电子发票，但是也有特殊要求必须纸质发票。我们解决的办法是财务大姐在家里直接远程控制发票机器，开票打印，值班的同事盖下发票章就可以。

4. 每日例会安排
制定各个部门（内部我们称阿米巴）每日例会的时间和参与人员，以及部门主管（巴长）会议时间。尽最大的努力保持沟通顺畅。

以上是我们在远程办公前做的准备工作，远程办公会在团队管理、办公环境上给企业和员工带来很多挑战。 若非必要，我们建议尽可能的避免远程办公 。当前使用远程办公的方式能避免人员接触，又能保障企业的正常运行，是一个相对可行的方案。等疫情结束后应该尽快恢复正常的工作模式。

针对当前特殊环境我们总结了以下五点，希望能够对大家有所帮助，衷心祝愿所有的中国企业都有一个光明的未来。

一、网络问题

对很多团队来讲，远程办公面对的第一个问题就是网络穿透问题。员工分散在全国各地办公，如何访问公司内部网络上部署的软件和数据？像这类问题可以通过内网穿透的方案解决。内网穿透的工具有Ngrok、花生壳、Ssh、autossh等，另外一种方案就是通过openVPN这样的工具组建局域网。

关于技术更深入的实现方式，我们近期会开设远程办公的免费公开课，欢迎大家报名预约。

二、沟通工具

远程办公最重要的工具当属沟通工具，现在市面上的沟通工具有很多：Zoom、微信、钉钉等。建议大家根据不同的需要，选择合适的工具。

就沟通工具来说，小规模的语音讨论建议使用微信。微信群语音比较便捷迅速，但是微信限制最多只能9人同时参与。视频会议可以使用 Zoom。Zoom没有参会人数的限制，而且Zoom目前取消了免费会议40分钟的限制，同时桌面共享效果也比其他软件好。关于钉钉，如果企业团队已经在使用钉钉的话，那使用钉钉的成本会更低一些。

远程办公时期，沟通方面需要特别重视的一点就是保密工作。我们内部的语音沟通和网络会议是Zoom+微信组合，但文字聊天和文件传输都使用喧喧，企业内部的业务数据和文件还是使用私有部署的聊天系统比较放心一些。

如果受条件限制必须使用微信传输一些文件的话，建议 添加加密传输，哪怕只用zip加密压缩一下也更安全，因为远程办公有可能是多人使用个人电脑，数据安全方面很难保证。

最后所有工作相关的聊天记录，都要 做好备份，避免因为使用一些个人的通讯设备或者电脑工作造成数据丢失。更多关于沟通工具更深入的使用，我们近期会开设关于远程办公的免费公开课，欢迎大家报名预约。

三、协同办公软件

我们日常使用的主要软件都是自己的产品，大家异地办公的这几天里，我们研发项目依旧在顺利的进行着，最新一期项目的数据给大家分享一下：

可以看到远程办公对我们的项目管理工作没有带来太大的影响，禅道里面的需求、任务、bug管理好了，远程办公的影响可以降到最低。

远程办公的这几天里，协同办公系统的重要性也显现出来，这两天财务和商务的同事反馈，内部的发票管理功能给他们帮助很大。我个人从系统的角度分析：发票信息跟客户合同信息关联，同时跟收入记账关联，进而收入数据跟大家的工资提成关联。如果没有协同工具支撑，这些会消耗很多的人力资源，而且容易出错。我们办公的信息化成果值得小小的骄傲一下。

然之协同办公系统发票管理页面截图

在一个办公室里，市场人员可以把用户反馈的问题及时的发送给研发部门；各个部门的主管可以从财务人员那里拿到相应的收入数据，从而计算自己所管部门员工的奖金提成；商务人员吼一嗓子，就可以找财务的同事开一张发票。

在远程办公的模式下，你会发现，这些之前非常简单的跨部门协作，突然变得异常艰难。主要的原因就是 之前通过面对面沟通交流，及局域网各类文件传输实现信息传递的通道因为远程被中断，各个办公系统的信息孤岛就显现出来了 。远程办公的模式下这些问题都一一浮现出来，而且对企业的运营影响很大。

建议企业一定要建立自己的全流程内部协同系统，越快越早越好。经过二十多年的发展，企业各方面业务的管理协作工具已经发展的非常成熟，如财务、进销存、 crm等系统，但是跨部门、跨业务的协同工具还不是很成熟，各系统的数据打通是第一步，进一步就是根据企业自身业务情况建立跨部门的业务处理系统，建议在企业现有的内部管理系统基础上，扩展实现这个目标。如果需要一个全新的协同办公软件，我们的然之是一个不错的选择。

考虑到这次疫情对中国企业造成的冲击，与协同办公系统对当下企业运转的必需性，然之协同云办公平台选择与广大企业用户相互扶持，现推出免费套餐，所有企业可以直接开通使用：

服务 1 ：所有正常使用的付费客户赠送半年服务；
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