办公自动化(OA),你真的了解吗?

2021-03-26 10:56:04
夏瑞珍
原创 139
摘要:自动化的办公可以节省大量的时间和金钱,使员工专注于真正为公司带来价值的事情。

摘要:

一、什么是办公自动化?

二、什么是办公自动化系统?

三、为什么要使用办公自动化系统?

四、办公自动化工作流程的优势?

五、办公自动化系统的五个要素?

六、理想的办公自动化软件需要满足的几点

七、结论


什么是办公自动化?

办公自动化是一个无需人工干预并准确无误地自动监控数据流的过程。这个过程使用自动化工具来创建、收集、存储、分析和共享机密数据,而这些数据是有效完成日常工作和流程所必需的。

电子化对办公室管理的日常工作产生了巨大影响。电子邮件取代了备忘录,共享驱动器取代了文件柜,而生物识别技术(人脸、指纹等)已取代了传统的考勤签到方式。许多企业认为仅通过无纸化就可以实现办公自动化。

但是办公自动化完全是另一回事。以电子方式处理工作并不意味着办公是自动化的。


什么是办公自动化系统?

办公自动化系统是一个无需人工干预且能准确、自动地将数据从一个系统迁移到另一个系统的工具。它可以帮助企业收集、管理和安全分析以便于完成日常工作和流程。它也可以优化和自动生成现有的业务流程和步骤。


为什么要使用办公自动化系统?

在当今的数字化时代,办公自动化系统为各种规模的企业提供了一系列好处。强大的办公自动化系统可以减少人力,并能够在很小的空间中存储大量数据。它们不仅简化了日常工作,还加快了信息检索的速度。此外,办公自动化系统还可以提高流程的可见性,帮助企业轻松发现瓶颈。


办公自动化工作流程的一些优势包括:

-减少完成日常工作的人力

-减少人为错误

-缩短项目的处理时间

-深入了解流程绩效指标

-获得更大的过程可见性并确定潜在的瓶颈

-依据数据制定合理的商业决策


如果您正在寻求一款可以使企业工作流程更加优化的办公自动化解决方案,要确保它包含以下五个要素

1.  能简化工作流程

传统的办公模式对于现代企业的发展来说是一种负累,复杂繁琐的工作流程让人们在工作的过程中受到了不少的阻碍。办公自动化系统的出现让中小企业都走上了信息化建设的道路,它不但能够简化工作流程,而且还能协助快速推进业务的进展,提高企业的发展速度。

2.具备移动兼容性

如果团队人员经常出差,或者需要远程办公,那么选择的办公自动化工具应该可以实现移动办公与在总公司PC端办公无差别。这样,这样可以大幅提高员工工作效率,不会因为某人不在办公室或者电脑前而使工作停顿,影响工作的进展。

3.能与其他软件集成

任何一款软件的使用并不是单一的,而是需要能与其他软件应用集成才算优秀。因此,办公自动化系统能进行集成,对企业来说也至关重要,可以帮助企业降低办公成本。

4.具备报表及分析功能

现在,最优的办公自动化产品都具备报表和分析功能,其可以帮助企业更为准确的获取散落在企业各个角落的分散的数据,通过细致的数据分析,最终生成企业所需要的各项报表,而且还能对报表的权限进行设置。

5.可灵活设置访问权限

完善的访问权限控制,既能保证数据的安全,又能为企业各司其职提供保障。企业在选择办公自动化软件时,请不要忽略此功能。


理想的办公自动化软件尽可能要满足以下几点:

-使用更少的空间来存储数据

-简化数据存储和检索

-可以即时检索信息

-消除了保存文书工作的需要

-消除数据冗余的任何可能性

-允许多人访问数据

-降低出错的可能性


节省金钱,节省时间,迈向未来

自动化的办公可以节省大量的时间和金钱,使员工专注于真正为公司带来价值的事情。那么接下来升级工作流程,选择一款办公自动化系统,实现办公自动化的飞跃吧。

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