不要让你的办公软件成为企业的累赘

2021-07-30 14:25:28
佘若兰
原创 235

企业管理问题,您遇到过几个?


  • 日常沟通中,使用QQ、微信、邮件等多种沟通软件,沟通成本大;
  • 一个流程审批跑上跑下,流程慢,耽误时间,员工工作效率低下;
  • 销售员工一离职,客户资料跟着丢失;
  • 日常工作中流程不规范,工作内容重复,浪费精力;
  • 纸质数据材料堆积一大堆,查找和管理困难;
  • 员工一出差,考勤管理就乱套;
  • 财务工作量大,工资、销售提成难计算;

……


随着技术的发展,各种类型的办公管理软件,已经能针对性地解决掉特定办公场景下的管理问题。可尽管如此,企业在经历了焦头烂额的比较和采购,辛辛苦苦地安装部署后,却又出现了新的问题:


  • 企业内部管理工具多,各种管理软件操作复杂,员工学习成本大;
  • 多家服务商,导致增加企业的沟通成本 ; 
  • 企业需要在软件系统里反复切换,系统不能共通,兼容差;
  • 数据分散在各系统里,软件之间数据共享差,各部门信息数据难透明;
  • 部分软件扩展性不高,可定制性差,无法满足企业个性化功能需求;

……

为什么购买的办公管理软件不仅没能将企业真正管理起来,有些反而成为管理和业务的累赘?

 

软件 自身的局限性


我们先来了解目前国产协同软件的情况,了解这些情况后,我们就能发现答案了。

 

我国协同办公软件经过二十余年的发展,虽然历史短,但发展较为迅猛,疫情带来的线上办公需求更是加速了其发展,用户体量也在不断增大,整体上是往前发展的。软件类型在发展中逐渐分为了两类:一类是垂直型办公管理软件,另一类是综合型办公管理软件。

 

目前大部分管理软件都属于 垂直型管理软件,只能满足特定场景下的单一需求,而特定场景以外的就有些“心有余而力不足”了。这类软件需要搭配其它垂直型软件,才能满足企业的不同办公需求,且 大部分不支持二次开发,因此就 企业采购多种办公管理软件 这对中小企业来说是一个巨大成本。除此以外,部分垂直型软件在功能设计上专注细小功能, 操作更加细碎复杂,会加大企业的采购成本和员工的学习成本。

 

综合型协同软件,做得好的, 大多是由老牌 OA厂商 或互联网巨头提供,主要 以定制化服务为主,这类软办公管理软件更倾向满足大型企业的定制化服务需求,综合多种应用场景,所以 价格普遍昂贵,且企业内部的 后期数据维护成本也不小,和垂直型软件一样大多 不支持二次开发或二次开发困难。综合型协同软件 技术性、专业性更强,操作更为繁杂 没有软件使用基础的中小企业要想完全使用和运作起来,具有一定难度。

 

上述的这些软件,不论是垂直型协同软件还是综合型协同软件,我们团队都曾使用过,但这些软件大都功能冗杂晦涩,实际操作中企业的各项数据都被软件所割裂独立,各软件无法或很难将企业的数据信息整合到一起。

 

既然没有合适的轮子,那就只好自己造了。于是 ZDOO在2013年启动之初便明确目标:打破 协同办公系统与OA、CRM、财务等系统之间的数据和应用壁垒,提升企业数据流转效率和智能化程度,让企业经营管理更集中有效。

 

现在, ZDOO也做到了。操作简单易上手,企业和员工的学习成本低,功能精简齐全,价格公道。 一套系统即可解决企业不同应用场景的核心问题,所有功能软件既相互独立,又彼此相通,数据透明互通,支持二次开发,为企业实现真正的全协同管理,帮助企业全面提升信息化、数字化管理水平。

 

软件选型不适配


企业在选择软件的时候,协同办公的需求会受企业规模的影响,规模越大的企业需求越复杂,实现协同办公的管理难度就越大,所需产品的功能就越强大,数量也越多。

对于已经有了软件使用基础的大型企业来说,在软件采购和使用上是从决策层到执行层的方式进行的,价格、软件数量和操作这些因素已经不是他们重视的点。 大型企业在选择软件时,更关注基于已有的 综合管理平台是否能接入新软件是否高度定制化对软件要求透明合规、关注与其他系统能否打通等因素。

 

中小企业在选购时若采用和大型企业一样的 “自上而下”的选购方式,企业在选择的过程中往往会因为忽略企业自身发展需求、企业的规模大小、领导层拍脑袋做决定而不考虑员工的使用意愿,企业自身没有任何软件使用基础等因素,导致软件无法或很难与企业需求契合在一起。这样的软件,到了员工学习和实际操作时会发生更多的问题: 员工的抵触、不重视软件等。 加上软件自身的局限性,久而久之就会被员工弃用,最终沦为企业管理和业务的累赘。

 

中小企业应该如何正确选择合适的办公软件,这个问题在《 好用的软件比比皆是,高效的协同万里挑一!》一文中有详细提及,感兴趣的小伙伴可以直接戳链接详细查看。

 

写到最后,总结一下软件实施失败,成为企业管理和业务的累赘的原因。 一是因为软件自身的局限性,企业作为一个有机的整体,被各个垂直型软件所割裂,企业的数据、信息被分散在各软件中,无法为企业形成一个管理闭环。而综合型软件通常操作繁杂,专业性强且价格昂贵,对中小企业并不友好。另一个原因是软件不符合企业的实际情况,无法解决企业问题,问题日积月累,最后形成 “食之无味,弃之可惜”的尴尬局面。

以上,就是关于为何软件没能将企业管理起来,反而成为管理和业务上的累赘的阐述。欢迎大家在评论区里发表您的想法。

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